查新工作流程

查新委托
  1. 根据《科技查新站管理办法》和《科技查新规范》的有关规定,查新委托人自我判断待查新项目是否属于查新范围。
  2. 查新委托人根据待查新项目的专业、科学技术特点、查新目的、查新要求以及需要查证其新颖性的科学技术内容,自主选择查新站;
  3. 向查新站提交在处理查新事务时所必需的科学技术资料和有关材料。
查新受理
  1. 根据《科技查新站管理办法》和《科技查新规范》的有关规定,查新站判断待查新项目是否属于查新范围;判断查新项目所属专业是否属于本机构承担查新业务的受理范围。
  2. 确定查新员和审核员。
  3. 初步审查查新委托人提交的资料是否存在缺陷,是否符合查新要求。判断查新委托人提交的资料内容是否真实、准确。
  4. 判断查新委托人提出的查新要求能否实现。
  5. 确认能否满足查新委托人的时间要求。
  6. 初步判别查新项目的新颖性。
  7. 若接受查新委托,请查新委托人填写“查新委托单”。
检索准备
  1. 分析查新项目的科学技术特点及与查新项目相关的资料,与用户面谈,了解查新委托人提出的查新点与查新要求。
  2. 明确检索目的。
  3. 根据检索目的确定主题内容的特定程度和学科范围的专指程度,使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容。
  4. 确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围:
    • 检索年代应根据查新类别的不同加以确定;
    • 科研立项类项目:自查新之日起,前推10-15年;
    • 成果鉴定类项目:自查新之日起,前推10年;
    • 报奖类项目:自查新之日起,前推15年;
    • 技术咨询类及其他类项目:自查新之日起,前推15-20年。
  5. 制定周密、科学、具有良好操作性的检索策略。
选择检索工具分析检索项目

  根据检索目的和客观条件,选择最能满足检索要求的数据库、检索工具和核心期刊、专着。检索系统的选择兼顾专业性与综合性,体现全面性、系统性和连续性。

  1. 手检时,根据专业对口、文种适合、收录完备、报道及时、编排合理、揭示准确的原则,选择检索工具书。
  2. 机检时,检索前根据查新项目的内容、性质和要求选择合适的检索系统和数据库。
确定检索方法和途径
  1. 根据查新项目所属专业特点、检索要求和检索条件确定检索方法。
  2. 确定检索途径:
    • 在手检条件下,文献的检索途径就是检索工具书中的目次、正文和辅助索引提供的途径。检索工具书提供的检索途径主要有:分类途径、主题途径、文献名称途径、著者途径、文献代码途径以及其他特殊途径。分类途径和主题途径是手检的主要途径;
    • 在机检条件下,为了确定检索途径,先弄清数据库采用的是规范化词表还是自由文本式词表;指示主题性质的代码是标准的还是任选的;提问式如何填写;再将表达检索提问的各概念依照数据库采用的词表转换成检索语言,即主题词、分类词、关键词等。
检索
  1. 依据《科技查新规范》规定,查找时以机检为主、手检为辅。
  2. 为防漏检,适当补充查找与查新项目内容有关的主要现刊,注意利用手册、年鉴等相关工具书。
  3. 在得出最终检索结果之前,需要对每次检索结果进行检验和调整,以扩检或缩检。在检索的过程中,应根据实际情况,调整、修正检索策略,以得到有效的检索结果。对于检索结果为零,或检索结果过多,应及时调整检索策略。
  4. 当检索完成后,根据检索结果和分析的需要,索取文献原文。
完成查新报告
  1. 草拟查新报告:根据查新项目的科学技术要点,将检索得到的文献分为密切相关文献和一般相关文献,并将相关文献与查新项目的科学技术要点进行比较,确定查新项目的新颖性,草拟查新报告。
  2. 聘请查新咨询专家:在必要时,根据查新项目的所属专业和科学技术特点,以及其他实际情况,选聘若干名同行专家担任查新咨询专家,就查新项目的文献检索与新颖性问题进行咨询。
  3. 对查新程序和查新报告进行审核:审核员根据《科技查新规范》、相关文献与查新项目的科学技术要点的比较结果,对查新程序和草拟的查新报告进行审核。
  4. 查新员填写查新报告。
  5. 查新员和审核员在查新报告上签字,加盖“科技查新专用章”。
  6. 查新报告由查新机构按年度统一编号,并填写“查新完成日期”。
  7. 整理查新报告附件:附件包括密切相关文献的原文复印件、一般相关文献的文摘。查新员应当对所有附件按相关程度依次编号。
  8. 提交查新报告完成查新报告后,查新机构按查新合同规定的时间、方式和份数向查新委托人提交查新报告及其附件。返还用户委托查新交付的相关文献资料。用户如对查新报告有异议,可向查新人员提出,如不能解决,则与专家复议后再确定。
  9. 文件归档查新员按照档案管理部门的要求,及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家的意见、查新员和审核员的工作记录、用户反馈意见等一并存档。
附:查新工作流程图

图书馆
2016年6月